第一章 总 则

第一条

为进一步加强学生学籍档案管理工作，实现学生档案管理的科学化、规范化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）等相关政策，结合我校学生档案管理的实际情况，制定本办法。

第二条

学生学籍档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳各方面表现的历史记录的重要文字材料，以及学生学籍档案的利用等管理工作。学校应对各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据；主要是指在校学生从参加高考、录取入学到毕业，以及参加工作期间所形成的各种文件材料。

第三条

学生学籍档案管理是学生教育与管理的重要组成部分，档案管理应确保其真实性、完整性、安全性、规范性和保密性原则，实行归口负责和分级管理相结合。

学生处负责管理统招普通全日制三年专科生、2年专科生 （三二分段制）和五年一贯制专科生的档案工作，负责对全校学生学籍档案工作进行指导和检查，统一印制学生档案袋和学生学籍档案管理所需的文书；各系具体负责在校学生学籍档案的保存和日常管理，并接受学生处的指导和检查；学校学生处、党办、团委、招生实习就业处等协助做好学生档案材料的收集、归档、转递等工作。

第四条

学生学籍档案管理人员应认真履行工作职责，学习档案管理法规，熟悉档案管理业务，严守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章 学生学籍档案材料收集范围

第五条

为使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实内容。学生学籍档案的构成材料：

（一）入学时材料：招收入学的三年制普通、对口、单招专科生档案材料，一般应包括高中学籍卡（中专）、高中毕业生登记表（中专）、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书、录取通知书等材料；招收入学的五年一贯制普通专科生档案材料，一般应包括初中学籍卡、初中毕业生登记表、中考报名登记表、入团申请书及志愿书、录取通知书等材料；

（二）入学后形成的材料：体检表、学生学籍登记表、学生思想品德鉴定表（三年或五年）、成绩单、毕业生登记表、实习手册等材料；

（三）奖励和处分材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料；在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）、解除处分材料；

（四）组织材料：共青团员组织材料包括入团申请书、志愿书；中共党员组织材料包括入党申请书、入党志愿书、自传、入党积极分子培养考察表、政审材料、党校结业证书、党内外群众座谈会材料、思想汇报，预备党员转正申请书，预备党员登记表等；其他民主党派材料包括申请书、登记表等；

（五）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章 学生学籍档案材料的接收、建立和记录归档要求

第六条

学生学籍档案的接收、建立和记录归档，应遵照以下规定进行。

（一）新生入校时，无论是邮寄档案或是学生自带档案都应由学生所在系负责收取保管，邮寄到招生实习就业处的档案应在招生工作结束后，及时向各系移交新生原始档案，并办理移交手续。

（二）各系组织专人在对本系新生入学资格进行复查要求的新生档案时，应认真核查新生档案材料认真审核内容包括：

1.学生的政治思想情况；

2.录取前学习、工作履历等档案材料是否齐全；

3.档案中报考信息与录取信息是否一致；

4.其它需要审核的招生信息材料。是否齐全，如审核发现不合格的学生档案或材料不齐全的，与本人实际情况不符或者有其他违反国家招生考试规定情形的，应通过学校招生实习就业处处理；材料不齐全的要求考生向该生原所在学校或单位催调补齐或说明情况。确因客观原因无法补齐的，要在该生档案目录上注明。

复查合格后各系将学生原始档案材料及“招生环节产生的材 料 ”装入学校统一印制的《石家庄医学高等专科学校学生档案袋》，为学生正式建立学生个人档案进行登记、换袋、编号，

填写档案目录。

（三）各系应将接收的学生档案材料及时登记、归档，同时做好本单位有关工作中形成的学生档案材料的归档工作。

第七条 学籍档案的记录要求：

（一）学生学籍档案信息记载要准确、规范。学生姓名填写要准确，不能够写同音字，有曾用名的也要填写，不能随意改名。要求户口、身份证、毕业证，姓名、出生日期、身份证号必须一致，如出现填写不符以教育部学籍平台上信息为准。反映图像特征的照片要求是免冠近照；反映亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚；

（二）填写学生学籍档案，按表册附页的填表说明逐项进行填写。填表时须用碳素墨水、黑色中性笔或蓝黑墨水填写，不得使用其他墨水或圆珠笔、铅笔填写，填写时要求字迹清晰、工整，不得挖、补、刮、擦，复写等；

（三）档案内容要保证完整性，一般情况不准更改，凡审核更改后应由辅导员和复核人签字。

（四）归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第八条

材料不符合归档要求，学校有权拒收，应当按档案管理规定重新组织办理补交。

第四章 学生学籍档案的移交

第九条

学生转学、退学、出国或死亡、开除学籍处分等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递移交手续，交由学生本人保管，履行档案交接手续；

第十条

学生毕业（结业）时，各系集中移交实习就业处，办理学生学籍档案转递工作，履行档案交接手续，不得拒绝移交和扣留档案。

第十一条

在校内转专业的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关系；有关系在接到学生学籍变更通知书后，应及时办理学生档案转递工作，履行档案交接手续。

第十二条

转到其他学校学习的学生，有关系应当在接到学生转学通知后及时办理学生学籍档案转递，交由本人自带，履行档案交接手续。

第十三条

其他学校转入我校的学生，由关系所在系在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后，按本办法第六条建档。

第十四条

毕业生或其他离校学生的档案，学校在履行完领取手续后，本人应及时将档案交存工作单位或人才市场（无工作单位），个人原因档案丢失的不予补办，可向学校申请出具入学后形成的存档材料：学生学籍登记表、学生成绩单，复印件档案室加盖存档印章。

第十五条

因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其档案由系移交至学校实习就业处集中保存、代管。

第五章 学生档案的查阅与使用

第十六条

学生处和各系负责人、辅导员等相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

第十七条

校内其他有关人员因工作需要查阅学生学籍档案的，须提供所在部门或学校出具的书面证明，经系主管负责人或学生处批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

第十八条

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织部门、人事部门或公安、保卫部门的介绍信， 出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经系主管负责人或学生处批准后方可查阅，并按规定予以登记。

第十九条

档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第二十条

学生学籍档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，说明借阅理由及归还时间，经系主管负责人或学生处批准后办理借阅手续。

第二十一条

学生学籍档案借阅时间一般不得超过1周。借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第二十二条

查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第二十三条

学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经系主管负责人或学生处批准后，由档案管理人员按规定办理。

第六章 学生学籍档案工作的管理和检查

第二十四条

学生学籍档案属需妥善保管的文件。学校各相关部门和各系要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放条件，具体档案保管要求，做到防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防盗等方面，确保学生学籍档案的安全，维护学生学籍档案管理的严肃性。

第二十五条

学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的交接手续。

第二十六条

根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁档案材料。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的，应当经学生处和系负责人集体讨论，提出处理意见，报学校主管校领导批准。

第二十七条

学生处要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生学籍档案管理工作水平，推进学生学籍档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十八条

   每年学生实习前和新生入学后的3个月内，学生处要定期组织学生档案管理工作集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十九条

凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生学籍档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第七章 附 则

第三十条

本办法由学校学生处负责解释。